Autenticação de Livros - Instruções

• Modelos dos termos de abertura, encerramento, transferência e ocorrência

1. Instrumentos de escrituração:
   • livros encadernados;
   • conjunto de fichas ou folhas soltas;
   • conjunto de folhas contínuas;
   • microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM).
2. Apresentação:
   • Livros encadernados:
     • folhas/páginas seqüencialmente numeradas (tipograficamente, eletronicamente, mecanicograficamente ou por processamento de dados),sendo, folhas se numeradas apenas no anverso e páginas se numeradas no anverso e verso;
     • termo de abertura no anverso da 1ª (primeira) folha numerada;
     • termo de encerramento na última página numerada (Artigo 6º Decreto 64.567/69).
   • Conjunto de fichas ou folhas soltas:
     • fichas ou folhas seqüencialmente numeradas (tipograficamente, eletronicamente, mecanicograficamente ou por processamento de dados);
     • termo de abertura no anverso da 1ª (primeira) ficha ou folha numerada;
     • termo de encerramento na última ficha ou folha numerada.
   • Conjunto de folhas contínuas:
     • folhas seqüencialmente numeradas (tipograficamente, eletronicamente, mecanicograficamente ou por processamento de dados);
     • termo de abertura no anverso da 1ª (primeira) folha numerada;
     • termo de encerramento no verso da última dobra de cada bloco (Art. 11 IN/102/2006).
   • Microfichas:
     • microfichas numeradas;
     • fotogramas numerados seqüencialmente;
     • termo de abertura no 1° (primeiro) fotograma numerada da 1ª (primeira) microficha numerada;
     • termo de encerramento no último fotograma numerado da última microficha numerada.
3. Conteúdo dos termos:
   1. O “Termo de Abertura” deverá conter:
      • nome empresarial completo;
      • Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE);
      • data de arquivamento do ato constitutivo da empresa na Junta Comercial;
      • endereço completo da sede;
      • finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil;
        obs.: se o instrumento de escrituração referir-se a alguma obra (canteiro de obras) ou fundo de investimento, informar tal finalidade.
      • número de ordem do instrumento de escrituração mercantil;
      • número (quantidade) de folhas, páginas, fichas ou microfichas do instrumento de escrituração;
      • número (quantidade de fotogramas contidos nas microfichas), quando for o caso;
      • número do CNPJ (CGC);
      • local e data de assinatura;
      • assinatura com tradução e respectiva função, do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução, do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.
   2. O “Termo de Encerramento” deverá conter:
      • nome empresarial;
      • finalidade a que se destinou o instrumento de escrituração mercantil;
        obs.: se o instrumento de escrituração referir-se a alguma obra (canteiro de obras) ou fundo de investimento, informar tal finalidade;
      • período à que se refere a escrituração, indicando o dia, mês e ano do início e do término da escrituração;
      • número de ordem do instrumento de escrituração;
      • número (quantidade) de folhas, páginas, fichas ou microfichas do instrumento mercantil;
      • número (quantidade) de fotogramas contidos nas microfichas, quando for o caso;
      • local e data de assinatura;
      • assinatura com sua tradução e respectiva função, do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art. 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução, do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.
        
   3. O “Termo de Ocorrência” é utilizado para:

      c.1) ressalvar qualquer incorreção cometida no instrumento de escrituração mercantil já autenticado pela Junta Comercial;

      c.2) no caso de encerramento das atividades da empresa, ainda que temporário;

      
      No caso de livros autenticados na Junta Comercial antes de sua escrituração, ou seja, em branco o "Termo de Ocorrência" deverá ser lançado após o último lançamento e deverá conter:

       

      • ocorrência e suas causas;
      • providências de correção(ções) adotada(s), se for o caso;
      • local e data;
      • assinatura com sua tradução e respectiva função, do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art. 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução, do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.
      
      No caso de livros autenticados na Junta Comercial após sua escrituração, seja ela manual ou eletrônica, o termo de ocorrência deverá ser lançado no livro do exercício em que foi constatada a ocorrência, no verso do termo de abertura, contendo a informação da ocorrência, o número e data da autenticação do livro incorreto e em que folhas estão lançadas a retificação destes erros devendo ser autenticados o livro e simultaneamente o termo de ocorrência.

   4. O “Termo de Transferência” é utilizado nos casos de sucessão da empresa, transferência de registro do Cartório para Junta Comercial e no caso de transferência de sede de outra unidade da federação.

      No caso de sucessão da empresa, o “Termo de Transferência”, lançado após o último lançamento (se o livro estiver totalmente escriturado este termo deverá ser lançado no verso da última folha numerada antes do termo de encerramento) e deverá conter:

      • nome empresarial da empresa sucedida e da sucessora;
      • Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) das empresas sucedida e sucessora;
      • data de arquivamento dos atos de constituição da empresa sucedida ou sucessora;
      • endereço completo da sucessora;
      • número de ordem do instrumento de escrituração;
      • finalidade a que se destina o instrumento de escrituração;
      • número (quantidade) de folhas, páginas, fichas ou microfichas do instrumento de escrituração;
      • número do CNPJ (CGC) da empresa sucessora;
      • n° e data do arquivamento do instrumento de sucessão na Junta Comercial;
      • local e data de assinatura;
      • assinatura com sua tradução e sua respectiva função, do empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art. 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução, do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.

      No caso de transferência de registro do Cartório para a Junta Comercial, o “Termo de Transferência”, aposto após o último lançamento (se o livro estiver totalmente escriturado este termo deverá ser lançado no verso da última folha numerada antes do termo de encerramento) do último livro registrado no cartório e deverá conter todos os dados do seu termo de abertura e:

      • nome empresarial anterior e o atual (caso tenha sido alterado na transferência para a Junta Comercial);
      • endereço completo;
      • CNPJ (CGC);
      • Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE);
      • data de arquivamento do ato de transferência de registro da Sociedade do Cartório para a JUCEMG;
      • finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil;
      • n° de ordem do instrumento de escrituração mercantil;
      • n° (quantidade) de folhas, páginas, fichas ou microfichas do instrumento mercantil;
      • local e data;
      • assinatura com sua tradução e respectiva função, do empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art. 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução, do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.

      No caso de transferência da sede de outra unidade federativa para Minas Gerais, o "Termo de Transferência", lançado após o último lançamento (se o livros estiver totalmente escriturado este termo deverá ser lançado no verso da última folha numerada antes do termo de encerramento) do último livro, registrado na Junta Comercial, da UF de origem e deverá conter todos os dados do seu termo de abertura e:

      • nome empresarial anterior e o atual caso tenha sido alterado na transferência;
      • endereço completo de nova sede;
      • Número de Identificação de Registro de Empresas (NIRE) e sua data concedido pela JUCEMG;
      • n° de ordem do instrumento de escrituração mercantil;
      • finalidade a que se destina o instrumento da escrituração mercantil;
      • n° (quantidade) de folhas, páginas, fichas ou microfichas do instrumento de escrituração;
      • CNPJ (CGC);
      • local e data;
      • assinatura com sua tradução e respectiva, do empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador da empresa;
      • procuração (original ou cópia autenticada), com firma reconhecida se instrumento particular, caso o termo seja assinado por procurador. A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial e deverá ter poderes para a prática do ato ( IN 102 § 3º Art. 10) e posteriormente ser apresentada no setor próprio anexada ao livro;
      • assinatura com sua tradução do contabilista legalmente habilitado, com indicação do n° de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.

      Observações:

      • No caso de escrituração descentralizada, a empresa que possuir filial em outro Estado deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.
      • Os termos de abertura e encerramento deverão conter os dados da filial e a data de arquivamento do ato de abertura da filial na Junta Comercial da UF onde essa se localizar.
      • No Diário serão lançados o Balanço Patrimonial e o de Resultados, devendo no caso de livro em papel, ambos serem assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária. (Art. 4º IN 102/2006).
4. Quando apresentar os livros mercantis à Junta Comercial para autenticação:

   • Livros/conjuntos de fichas/conjunto de folhas soltas/conjunto de folhas contínuas:

     Antes ou após efetuada a escrituração e lavrados os termos de abertura e encerramento.

   • microfichas geradas através de microfilmagem de saída direita do computador (COM):

     após efetuada a escrituração e lavrados os termos de abertura e encerramento.

5. Extravio/deterioração/destruição de instrumento de escrituração mercantil:

   Procedimentos:

   • publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento da empresa, aviso concernente ao fato ( esta publicação deverá ser arquivada na Junta Comercial);

   Observações:

   • a autenticação de novo instrumento de escrituração mercantil só será procedida após o cumprimento das formalidades acima.
   • Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo n° de ordem do instrumento mercantil substituído.
6. Instrumentos de escrituração mercantil que deverá ser autenticados pela JUCEMG:
   • “Diário” (art. 5° do Decreto-Lei n° 486/99);
   • “Registro de Duplicatas” (art. 19 da Lei n° 5.474/68, se adotado o regime de vendas previsto no art. 2° da mencionada lei);
   • “Registro de Compras” (arts. 161 e 162 do Decreto n° 85.450/80 e § 2º Art 260 do Decreto 3000 de 26/03/1999), substituído pelo atual “Registro de Entradas” – modelo 1;
   • “Registro de Inventário” (arts. 161 e 162 do Decreto n° 85.450/80 e § 2º Art 260 do Decreto 3000 de 26/03/1999);
   • os livros previstos no art. 100, da Lei 6.404/76 – S/A:
   • “Registro de Ações Nominativas”;
   • “Transferência de Ações Nominativas”;
   • “Registro de Partes Beneficiárias Nominativas” ;
   • “Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas” ;
   • “Atas das Assembléias Gerais” ;
   • “Presença dos Acionistas” ;
   • “Atas das Reuniões do Conselho de Administração” ;
   • “Atas das Reuniões da Diretoria” ;
   • “Atas e Pareceres do Conselho Fiscal “.
7. Como solicitar a autenticação:
   • preencher DAE (Documento de Arrecadação Estadual) via internet, próprio da JUCEMG;
   • pagamento do preço devido, nos bancos conveniados (Banco Itau, Banco do Brasil, Bradesco e Banco Mercantil do Brasil), ou, via internet .
8. Onde solicitar a autenticação:
   • sede da JUCEMG;
   • Escritórios Regionais da JUCEMG;
   • Unidades Descentralizadas.
   • Via Postal.